Politique de confidentialité

1. Introduction

IntelliX Group, exerçant sous le nom commercial Silwane ERP, fournit une plateforme ERP permettant aux organisations de gérer leurs activités professionnelles (clients, ventes, achats, stocks, RH, logistique, maintenance, distribution et autres opérations).

Cette Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, conservons, partageons et protégeons vos données personnelles.

• Consultation de notre site internet.
• Création ou utilisation d'un compte Silwane ERP.
• Transmission d'informations par votre organisation.
• Contact avec nos équipes.
• Utilisation de nos services.

2. Notre rôle dans le traitement des données personnelles

2.1 Données traitées pour le compte de nos clients

Lorsqu'une organisation utilise Silwane ERP, elle agit généralement comme responsable du traitement, tandis qu'IntelliX Group agit comme sous-traitant.

2.2 Données traitées pour nos propres finalités

• Administration des comptes
• Facturation
• Sécurité
• Support technique
• Gestion de la relation client
• Amélioration du service

3. Données que nous collectons

Informations du compte

• Nom et prénom
• Email professionnel
• Téléphone
• Entreprise
• Fonction
• Nom d'utilisateur

Données ERP

• Clients
• Fournisseurs
• Stocks
• Factures
• Commandes
• Livraisons
• Maintenance
• Documents

Données techniques

• Adresse IP
• Type de navigateur
• Système d'exploitation
• Journaux de connexion
• Données de performance

Données de localisation et opérationnelles

Lorsque ces fonctions sont activées par l'organisation cliente et autorisées par la législation applicable, l'application peut traiter la localisation d'un appareil, les coordonnées géographiques des clients ou points de livraison, les itinéraires commerciaux, les horaires de visite et les données relatives aux activités des agents sur le terrain.

Données de support et de facturation

Lorsque vous nous contactez, nous pouvons collecter vos coordonnées, le contenu de votre demande et l'historique des échanges. Pour les clients qui souscrivent à nos services, nous pouvons traiter les informations de facturation, les données fiscales et l'historique des transactions. Les données de carte bancaire sont traitées directement par un prestataire de paiement agréé.

4. Origine des données

Nous pouvons obtenir des données personnelles :

• directement auprès de vous ;
• auprès de votre employeur ou de votre organisation ;
• auprès d'autres utilisateurs autorisés de la plateforme ;
• automatiquement lors de l'utilisation du service ;
• au moyen d'intégrations activées par le client ;
• auprès de prestataires agissant pour notre compte ;
• à partir de sources professionnelles publiques, lorsque la loi l'autorise.

5. Utilisation des données

Nous pouvons utiliser les données personnelles afin de :

• créer, authentifier et administrer les comptes ;
• fournir, exploiter et maintenir la plateforme ERP ;
• traiter les données selon les instructions du client ;
• configurer les modules et les environnements clients ;
• gérer les abonnements, contrats, devis, factures et paiements ;
• fournir une assistance technique et un support utilisateur ;
• maintenir des journaux d'audit et des historiques de transactions ;
• surveiller la fiabilité, la disponibilité et les performances du service ;
• détecter, prévenir et traiter les accès non autorisés, fraudes, abus et incidents de sécurité ;
• diagnostiquer les erreurs et améliorer les fonctionnalités de la plateforme ;
• transmettre des notifications administratives, techniques ou de sécurité ;
• respecter nos obligations légales, comptables, réglementaires et contractuelles ;
• établir, exercer ou défendre des droits en justice ;
• envoyer des communications commerciales lorsque cela est autorisé.

Nous n'utilisons pas les données ERP de nos clients pour diffuser des publicités sans rapport avec le service et nous ne vendons pas ces données à des annonceurs.

6. Bases juridiques du traitement

6.1 Exécution d'un contrat

Nous traitons les données lorsque cela est nécessaire pour fournir le service, administrer les comptes, gérer les abonnements, assurer le support, traiter les paiements et exécuter nos engagements contractuels.

6.2 Intérêts légitimes

Nous pouvons traiter certaines données pour répondre à nos intérêts légitimes, notamment sécuriser la plateforme, prévenir la fraude et les abus, maintenir et améliorer le service, communiquer avec les clients professionnels, gérer nos opérations et protéger nos droits légaux. Nous prenons en considération les droits, libertés et intérêts des personnes concernées.

6.3 Obligations légales

Nous pouvons traiter les données afin de respecter les obligations légales applicables en matière fiscale, comptable, sociale, contractuelle, réglementaire, de sécurité et de protection des données.

6.4 Consentement

Lorsque cela est requis, nous pouvons nous appuyer sur votre consentement, notamment pour certaines communications facultatives, certaines autorisations de l'appareil, les fonctions de localisation et les cookies non essentiels. Le consentement peut être retiré à tout moment, sans affecter la licéité des traitements déjà réalisés.

6.5 Instructions du client

Lorsque nous agissons comme sous-traitant, nous traitons les données selon les instructions documentées du client et conformément au contrat de service ou à l'accord de traitement des données applicable.

7. Cookies et technologies similaires

Notre site internet et notre application peuvent utiliser des cookies, le stockage local, des jetons de session et des technologies similaires afin de maintenir la connexion de l'utilisateur, sécuriser les sessions, mémoriser les préférences, protéger la plateforme contre les abus, analyser les performances et comprendre la manière dont le service est utilisé.

Les technologies strictement nécessaires peuvent être utilisées sans consentement lorsque la législation le permet. Lorsque cela est requis, nous demandons votre consentement avant d'utiliser des cookies d'analyse, de personnalisation ou de marketing non essentiels.

8. Partage des données

8.1 Organisation cliente

Les données du compte et les informations ERP peuvent être accessibles aux administrateurs et utilisateurs autorisés de l'organisation qui exploite le compte.

8.2 Prestataires et sous-traitants

Nous pouvons faire appel à des prestataires sélectionnés pour des services tels que l'hébergement cloud, l'infrastructure informatique, le stockage de données, l'envoi d'e-mails, l'authentification, la surveillance des performances, le suivi des erreurs, le support client, le traitement des paiements, les sauvegardes et la cybersécurité. Ces prestataires ne peuvent traiter les données que pour les finalités convenues et sont soumis à des obligations contractuelles appropriées.

8.3 Conseillers professionnels

Nous pouvons partager certaines données avec nos avocats, comptables, commissaires aux comptes, assureurs, consultants et autres conseillers professionnels.

8.4 Autorités et destinataires légaux

Nous pouvons divulguer des données lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour respecter une loi ou une demande légale, répondre à une autorité compétente, faire appliquer nos contrats, enquêter sur une fraude ou un incident de sécurité, protéger les droits ou la sécurité des utilisateurs, ou établir, exercer ou défendre des droits en justice.

8.5 Opérations de restructuration

Les données peuvent être transférées dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'un financement, d'une restructuration, d'une cession d'actifs ou d'une opération commerciale similaire. Ces transferts sont soumis à des mesures appropriées de confidentialité et de protection des données.

9. Transferts internationaux de données

Nos systèmes, nos collaborateurs ou nos prestataires peuvent être situés dans un pays différent de celui dans lequel les données ont été initialement collectées. Lorsque des données personnelles font l'objet d'un transfert international, nous appliquons les garanties requises par la législation applicable, notamment des clauses contractuelles de protection des données, des clauses contractuelles types, des analyses d'impact relatives aux transferts, une décision d'adéquation, des restrictions d'accès ou des mesures de sécurité supplémentaires.

Des informations concernant les garanties applicables peuvent être demandées à l'adresse contact@intellixgroup.com.

10. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Les durées de conservation peuvent dépendre de la durée de l'abonnement du client, des instructions documentées du client, de la nature des données, des obligations contractuelles, fiscales, comptables et liées au droit du travail, des exigences de sécurité et d'audit, des cycles de sauvegarde et des délais légaux de prescription.

Après la résiliation d'un compte client, les données peuvent être exportées, restituées, supprimées ou anonymisées, conformément au contrat applicable, aux obligations légales et aux procédures de conservation des sauvegardes. Certaines copies de sauvegarde peuvent être conservées temporairement avant leur suppression ou leur écrasement sécurisé.

11. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures administratives, organisationnelles et techniques raisonnables destinées à protéger les données personnelles, notamment des contrôles d'accès, des permissions basées sur les rôles, des mécanismes d'authentification, le chiffrement des données en transit et au repos lorsque cela est approprié, des journaux d'audit et de sécurité, des protections réseau, des procédures de sauvegarde et de récupération, la gestion des vulnérabilités, des obligations de confidentialité du personnel et des procédures de gestion des incidents.

Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. Les utilisateurs doivent conserver leurs identifiants confidentiels et nous informer rapidement de tout accès non autorisé suspecté.

12. Droits des personnes concernées

Selon la législation applicable et notre rôle dans le traitement, vous pouvez disposer du droit de :

• obtenir des informations sur le traitement de vos données ;
• demander l'accès à vos données personnelles ;
• demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• demander l'effacement de vos données ;
• demander la limitation du traitement ;
• vous opposer à certains traitements ;
• retirer votre consentement ;
• demander la portabilité de vos données ;
• déposer une réclamation auprès d'une autorité compétente ;
• obtenir des informations sur les garanties applicables aux transferts internationaux.

Ces droits peuvent être soumis à des conditions et exceptions légales. Lorsque vos données ont été introduites dans la plateforme par votre employeur ou une autre organisation cliente, vous devez en principe adresser votre demande à cette organisation. Nous pouvons transférer votre demande au client concerné lorsque celui-ci est responsable du traitement.

Les demandes concernant les données que nous contrôlons directement peuvent être envoyées à contact@intellixgroup.com. Nous pouvons vous demander des informations raisonnables afin de vérifier votre identité et votre autorité avant de traiter votre demande.

13. Traitements automatisés

La plateforme peut inclure des fonctions automatisées de génération de rapports, d'optimisation, de planification, de préparation des tournées, de recommandation et d'analyse de données professionnelles. Sauf indication contraire, ces fonctions sont conçues pour assister les utilisateurs professionnels autorisés.

L'organisation cliente reste responsable de la vérification des résultats, de la validation des recommandations et de toute décision ayant des conséquences juridiques ou significatives sur une personne.

14. Mineurs

Silwane ERP est une application professionnelle destinée aux entreprises et n'est pas conçue pour être utilisée directement par des enfants. Les utilisateurs doivent être légalement autorisés par leur organisation à accéder à la plateforme. Nous ne collectons pas sciemment des données directement auprès de mineurs à des fins de marketing grand public. Les clients ne doivent pas enregistrer des données concernant des mineurs, sauf s'ils disposent d'un motif professionnel légitime et d'une base juridique valable.

15. Intégrations et liens vers des services tiers

Les clients peuvent activer des intégrations avec des applications ou services tiers. Ces tiers peuvent traiter des données selon leurs propres conditions générales et politiques de confidentialité. Nous ne sommes pas responsables des pratiques indépendantes de ces services tiers. Les administrateurs clients doivent évaluer les intégrations avant de les activer.

16. Violations de données

Si nous prenons connaissance d'une violation de données personnelles, nous mènerons une investigation et prendrons les mesures correctives appropriées. Lorsque la loi ou le contrat l'exige, nous informerons le client concerné, les personnes concernées et l'autorité compétente, dans les délais prévus par la réglementation applicable.

17. Modifications de la Politique de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de l'évolution de nos services, de changements techniques, de nouvelles pratiques de traitement ou de modifications légales ou réglementaires. La version mise à jour sera publiée avec une nouvelle date de dernière mise à jour. En cas de modification importante, nous pouvons vous en informer dans l'application, par e-mail, sur notre site internet ou par tout autre moyen approprié.

18. Réclamations et contact

Pour toute question, demande ou réclamation relative à la présente Politique de confidentialité, vous pouvez contacter :